Atletiek- en hardloopvereniging O.S.S.-VOLO hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij houden in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via secretaris@oss-volo.nl.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Atletiek- en hardloopvereniging O.S.S.-VOLO verwerkt je persoonsgegevens omdat je lid bent van onze vereniging en/of doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- Voornaam, tussenvoegsel en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Geslacht
- Bankrekeningnummer
- Overige persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt
Wij registreren geen bijzondere persoonsgegevens. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt
- Je uitdrukkelijke toestemming vragen als wij die nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
- Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.
Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. We verwerken je persoonsgegevens voor de ledenadministratie in beveiligde applicaties van de Atletiekunie of gespecialiseerde leveranciers. We hebben ter bescherming van verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerking van je persoonsgegevens passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen. Als je na het doornemen van ons privacy beleid, of in algemenere zin, vragen hebt, neem dan contact met ons op via secretaris@oss-volo.nl.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) tenzij schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretaris@oss-volo.nl, dan verwijderen wij deze informatie.
Verwerking van persoonsgegevens van leden of leveranciers
Persoonsgegevens van leden of leveranciers verwerken wij voor de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden
- Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen
- Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht van vrijwilligerswerk
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht van vrijwilligerswerk.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen:
- Voornaam, Tussenvoegsel en achternaam
- Telefoonnummer
- E-mailadres
Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door Atletiek- en hardloopvereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar (de fiscale verplichting)
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Atletiek- en hardloopvereniging O.S.S.-VOLO verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de (financiële) administratie;
- Het verzorgen van de ledenadministratie.
Atletiek- en hardloopvereniging O.S.S.-VOLO verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Atletiek- en hardloopvereniging O.S.S.-VOLO blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Geautomatiseerde besluitvorming
Atletiek- en hardloopvereniging O.S.S.-VOLO neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Atletiek- en hardloopvereniging O.S.S.-VOLO) tussen zit.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Atletiek- en hardloopvereniging O.S.S.-VOLO en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar secretaris@oss-volo.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door je is gedaan, vragen wij je een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine-readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Atletiek- en hardloopvereniging O.S.S.-VOLO wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Atletiek- en hardloopverenging O.S.S.-VOLO neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Atletiek- en hardloopverenging O.S.S.-VOLO van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via secretaris@oss-volo.nl.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Atletiek- en hardloopverenging O.S.S.-VOLO gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.
Foto en video
Door gebruik te maken van onze accommodatie, diensten of door deel te nemen aan onze trainingen, wedstrijden en evenementen accepteer je dat het hierbij toegestaan is dat er foto en video opnames worden gemaakt en dat deze gepubliceerd kunnen worden in onze media-uitingen (Website, nieuwsbrief etc.). Als je bezwaar hebt tegen een publicatie kan je dat via secretaris@oss-volo.nl kenbaar maken. Gezien het openbare karakter van onze activiteiten is een algeheel bezwaar niet mogelijk. Als er materiaal wordt gebruikt tijdens trainingen voor analyse, zal er altijd vooraf door de trainer toestemming worden gevraagd.
Wijzigingen
Ons privacy beleid kan van tijd tot tijd wijzigen indien ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Bij grote wijzigingen zullen wij u daarover informeren via bijvoorbeeld de website van Atletiek- en hardloopverenging O.S.S.-VOLO. Het meest actuele privacy beleid vindt u altijd op deze pagina. In het privacy beleid wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan kun je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als je naar aanleiding van ons privacy beleid nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op via secretaris@oss-volo.nl
Contactgegevens
Atletiek- en hardloopvereniging O.S.S.-VOLO
Laatst gewijzigd: 06 augustus 2022.